「マイナンバー」と民間事業者

馬場 啓｜ 2015年 5月号掲載

　平成28年1月から「マイナンバー」の利用がはじまると聞きました。「マイナンバー」とはどのようなものですか。また、「マイナンバー」の利用開始にあたって、企業が準備しておくべきことが何かありますか。

　「マイナンバー」とは、社会保障や税に関する情報を管理するために、住民票を有する全ての個人に割り振られる番号のことです。平成25年に成立した「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（マイナンバー法）に基づき、今年（平成27年）の10月に住民票を有する全ての人に12桁の番号が通知され、平成28年1月からの利用開始が予定されています。なお、法人には「法人番号」が割り当てられます。

　「マイナンバー」は、年金や雇用保険の資格取得や確認・給付、福祉分野の給付・生活保護といった社会保障を受けるために必要になるほか、確定申告書、届出書、調書等、税務当局に提出する書類にもこの番号を記載する必要があります。

他方、「マイナンバー」の利用により情報の一元管理ができるので、これまでに申請手続きに求められていた住民票、課税証明書等の添付を省略することが可能になると言われています。

　さて、「マイナンバー」は、国や地方公共団体だけでなく、民間企業でも取り扱うことになります。民間企業は従業員の健康保険や厚生年金の加入手続を行ったり、従業員の給料から源泉徴収して税金を納めたりしていますが、これらの手続をするためには、各従業員の「マイナンバー」が必要となります。したがって、企業は従業員の「マイナンバー」を把握してこれを管理しなければなりません。また、企業が外部の人に講演や原稿の執筆を依頼し、報酬を支払う場合にも、報酬から税金の源泉徴収をしなければならないので、やはりその人の「マイナンバー」を提供してもらい、これを管理しなければなりません。

　したがって、「マイナンバー」の利用開始にあたり、企業としては、この適正な取扱いができる体制を整えておくことが重要です。

　「マイナンバー」には収入や納税等、極めて重要な個人情報が結びつけられていますから、「マイナンバー」の管理が不十分なときにはこれらの個人情報の漏えい・流出のおそれがあります。そこで、法律上、「マイナンバー」の利用範囲は限定され、利用目的を超えた目的での利用が禁止されているほか、政府のガイドラインでは、企業は「マイナンバー」及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければならないこととされています。具体的には、①安全管理のための基本方針の策定、②取扱規程等の策定、③担当者の明確化等の組織的安全管理措置、④従業員の監督・教育等の人的安全管理措置、⑤壁や間仕切りの設置等、管理場所についての物理的安全管理措置、⑥アクセス制御やウィルス対策等の技術的安全管理措置等が必要とされています（もっとも中小規模企業については特例で一定の配慮がされています。）。

　「マイナンバー」の管理が不十分なために他人に損害が生じた場合には企業に損害賠償責任が生じるほか、刑事上の責任が科されることもあります。
　企業としては十分な準備と注意が必要です。

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